Giacenze Magazzino Excel - Modello Gratuito

Compila prima i dati strutturali e registra poi i movimenti senza alterare le colonne calcolate.

1. Apri Parametri e inserisci ragione sociale, dati aziendali, categorie, unità, tipi movimento, aliquota IVA e criterio di costo.
2. Compila Articoli con codice univoco, descrizione, categoria, unità di misura, ubicazione, fornitore e soglie di scorta.
3. Inserisci in Movimenti ID, data, tipo, codice, documento, quantità, lotto e operatore.
4. Controlla in Giacenze carichi, scarichi, quantità attuale, valore e stato scorta.
5. Dopo l'inventario fisico, inserisci la quantità nella colonna Quantità inventariata e leggi Differenza inventario.
6. Usa Dashboard per individuare articoli da riordinare, valori per categoria e giacenze negative.

Chi usa il foglio in azienda

Un responsabile di magazzino registra il DDT in entrata, assegna il codice articolo e aggiorna la quantità senza riscrivere descrizione e costo. Un artigiano può usare la stessa struttura per bulloni, ricambi e materiali di consumo; un piccolo produttore per materie prime, prodotti finiti e imballaggi.

Nel foglio Articoli trovi codice, descrizione, categoria, unità di misura, ubicazione, fornitore abituale, scorta minima, scorta massima, punto di riordino, costo unitario, aliquota IVA, stato Attivo e note. Il codice MAT-001, per esempio, può rappresentare 100 pezzi di scorta minima e 150 pezzi come punto di riordino.

Dal documento alla quantità disponibile

Nel foglio Movimenti inserisci carico da acquisto, carico da produzione, reso da cliente, scarico a cliente, scarico a produzione, reso a fornitore o rettifica. La colonna Segno assegna 1 ai movimenti in entrata e -1 a quelli in uscita; Quantità firmata moltiplica la quantità per il segno.

Il foglio Giacenze somma i movimenti positivi e negativi con SUMIFS. Se un articolo parte da 80 pezzi, riceve 60 pezzi e ne scarica 90, la giacenza attuale diventa 50. Con scorta minima 100, lo stato sarà SOTTO SCORTA e la Dashboard lo includerà nelle priorità operative.

Che cosa misura il modello

Il valore nel foglio Giacenze è una stima gestionale: la formula moltiplica la giacenza attuale per il costo unitario presente in Articoli. Se hai 250 pezzi a €4,80, il valore calcolato è €1.200. Il file non applica FIFO, LIFO o costo medio ponderato per singolo lotto e non sostituisce le scritture contabili.

Per le rimanenze civilistiche il riferimento è l'art. 2426, comma 1, n. 9, c.c.; l'OIC 13 tratta la rilevazione e valutazione delle rimanenze. Il foglio può supportare il controllo gestionale, ma il criterio contabile adottato deve essere coerente con la contabilità e documentato dall'impresa.

IVA e costo inserito

Nel foglio Parametri puoi selezionare aliquote del 4%, 10% o 22% e impostare se il costo è imponibile o comprensivo di IVA. L'aliquota non modifica automaticamente il valore della giacenza: il risultato dipende dal costo unitario scritto in Articoli.

Questa distinzione evita un errore frequente. Un componente acquistato a €10 imponibili con IVA 22% può essere valorizzato a €10 oppure a €12,20, secondo l'impostazione gestionale scelta; il file visualizza il calcolo, ma non determina la deducibilità dell'IVA né il valore civilistico definitivo.

Codici, quantità e segni

L'errore più costoso è usare codici simili per lo stesso articolo, come MAT-01 e MAT-001. Il controllo del foglio Articoli impedisce duplicati nelle righe predisposte, ma non corregge due codici diversi riferiti allo stesso prodotto. Prima di importarli, confronta descrizione, unità e ubicazione.

Un secondo problema riguarda il tipo movimento. Registrare uno scarico a cliente come carico da acquisto trasforma 40 pezzi usciti in 40 pezzi entrati. La colonna Segno segue il tipo selezionato, quindi devi verificare la causale prima di salvare il movimento.

Rettifiche e lotti

Una rettifica positiva di 12 pezzi aumenta la giacenza; una rettifica negativa la riduce. Non correggere direttamente la cella Giacenza attuale: è una formula. Registra invece la differenza nel foglio Movimenti con documento interno e nota, mantenendo la tracciabilità dell'operazione.

Controlla anche lotto e scadenza. Se un lotto contiene 60 confezioni con scadenza 18/11/2026 e la data viene digitata come testo, il foglio conserva il dato ma non può trattarlo correttamente come data. Per 3 movimenti dello stesso articolo, usa lo stesso codice e documenti distinti, non descrizioni abbreviate.

Verifica mensile dei dati

Ogni mese filtra il foglio Giacenze per GIACENZA NEGATIVA, poi per SOTTO SCORTA e RIORDINARE. Una quantità negativa, ad esempio -6 pezzi, indica uno scarico registrato prima del carico o una quantità iniziale errata; non è una disponibilità reale da ignorare.

Controlla che ogni movimento abbia ID univoco, data, tipo, codice articolo e quantità. Il foglio Movimenti contiene formule automatiche nelle colonne Descrizione articolo, Segno, Quantità firmata, Costo unitario e Valore movimento; non sovrascriverle. Le righe operative arrivano fino alla 1005.

Inventario fisico e copie

Durante il conteggio inserisci la quantità rilevata nella colonna Quantità inventariata del foglio Giacenze. Differenza inventario calcola quantità inventariata meno giacenza attuale; Esito inventario restituisce ALLINEATO quando il risultato è zero e DA VERIFICARE negli altri casi.

Se trovi 98 pezzi contro 100 calcolati, registra una rettifica negativa di 2 pezzi dopo aver verificato DDT e scarichi. Conserva copie periodiche del file e limita l'accesso: il foglio Istruzioni ricorda che il valore è gestionale e che il modello non sostituisce inventario fisico, contabilità ufficiale o consulenza fiscale.