Registro Infortuni Excel - Modello Gratuito

Compila il registro seguendo l'ordine delle colonne e conserva i documenti ufficiali INAIL fuori dal file o in un archivio aziendale con accessi controllati.

1. Apri il foglio Registro Infortuni e sostituisci i dati dimostrativi dell'azienda presenti nell'intestazione.
2. Assegna un numero progressivo nel campo N. Protocollo per ogni nuovo evento registrato.
3. Inserisci data dell'evento, lavoratore, codice fiscale, mansione e sede o reparto coinvolto.
4. Indica se si tratta di infortunio in itinere, i giorni di assenza, la gravità e lo stato della pratica.
5. Compila il valore della comunicazione INAIL e il costo stimato secondo le informazioni disponibili.
6. Apri la Dashboard per controllare la distribuzione degli eventi e aggiornare il monitoraggio interno.

Dati raccolti e responsabilità operative

Un registro interno degli infortuni serve soprattutto quando le informazioni sono disperse tra segnalazioni del capocantiere, certificati ricevuti dall'ufficio del personale, email al consulente del lavoro e pratiche gestite sul portale INAIL. In un'impresa edile con 18 addetti e tre cantieri, per esempio, un evento del muratore può essere conosciuto dal preposto il giorno stesso, mentre i giorni di prognosi arrivano all'amministrazione solo dopo 24 o 48 ore.

Senza una riga di controllo unica, lo stato della pratica viene spesso aggiornato in documenti diversi.

Il foglio Registro Infortuni (Figura 1) è impostato per questa fase di presidio interno. Le colonne partono dal numero di protocollo e dalla data dell'evento, poi raccolgono cognome e nome, codice fiscale, mansione e sede o reparto. Questa sequenza è utile perché consente di leggere lo stesso fenomeno da tre prospettive: persona coinvolta, attività svolta e luogo di lavoro.

Un ponteggiatore, un elettricista e un magazziniere possono avere esposizioni al rischio molto diverse anche se operano per la stessa azienda.

Le colonne Infortunio in Itinere, Giorni di Assenza, Comunicazione INAIL, Costo Stimato, Gravità e Stato Pratica trasformano il file in un elenco gestibile durante l'anno. Per una PMI non è utile limitarsi a contare gli eventi: 4 episodi lievi con 0 giorni di assenza richiedono una lettura diversa da 2 infortuni gravi che producono 75 giorni complessivi di assenza.

La colonna del costo stimato non sostituisce il calcolo del premio assicurativo, ma aiuta a considerare fermo produttivo, sostituzioni, ore di coordinamento e acquisti urgenti.

Dashboard e lettura periodica degli eventi

Il responsabile del personale può aggiornare la pratica, l'RSPP può confrontare sede e mansione, mentre il datore di lavoro ottiene una vista sintetica senza modificare le denunce ufficiali. In una realtà con lavorazioni mobili, come edilizia, manutenzione impianti o logistica, conviene indicare sempre il cantiere o il reparto con una denominazione stabile: “Cantiere Torre Aurora” è più analizzabile di “Milano” o “sul posto”.

La Dashboard (Figura 2) va usata in riunioni periodiche sulla sicurezza per discutere dati aggregati. Il registro non è un DVR ai sensi del DLgs 81/08 e non sostituisce l'analisi dei rischi, ma rende più semplice intercettare segnali concreti: tre eventi nello stesso reparto in sei mesi meritano una verifica delle procedure, delle attrezzature e della formazione svolta.

Obblighi di comunicazione all’INAIL

Dal 23 dicembre 2015 il tradizionale registro infortuni non è più un adempimento obbligatorio per il datore di lavoro. L'art. 21 del DLgs 151/2015 ha abolito l'obbligo di tenuta del registro previsto dall'art. 53 del DPR 1124/1965, nell'ambito della raccolta dati del Sistema informativo nazionale per la prevenzione nei luoghi di lavoro.

Questo modello Excel ha quindi valore di registro interno: documenta il presidio operativo aziendale, ma non sostituisce né il canale telematico INAIL né la documentazione sanitaria.

Resta centrale l'obbligo dell'art. 18, comma 1, lettera r), del DLgs 81/08. Il datore di lavoro deve comunicare telematicamente all'INAIL, a fini statistici e informativi, gli infortuni che comportano un'assenza dal lavoro di almeno 1 giorno, escluso quello dell'evento, entro 48 ore dalla ricezione del certificato medico. Per un infortunio con prognosi superiore a 3 giorni, il riferimento operativo è la denuncia di infortunio disciplinata dall'art.

53 del DPR 1124/1965: il termine ordinario è di 2 giorni dalla ricezione del certificato.

In caso di morte o pericolo di morte, la denuncia deve essere trasmessa entro 24 ore con il mezzo più rapido, fermo restando l'invio telematico previsto. Nel file, la colonna Comunicazione INAIL è utile per annotare protocollo, data o riferimento della trasmissione; non va compilata con una generica dicitura “fatto” quando manca il dato verificabile.

Un esempio pratico: evento il 10 giugno, certificato ricevuto l'11 giugno con prognosi di 5 giorni. La pratica richiede di presidiare subito il termine di 2 giorni decorrente dalla ricezione del certificato, non di aspettare la chiusura dell'assenza.

Dati interni, in itinere e protezione GDPR

La distinzione tra infortunio in itinere e infortunio sul luogo di lavoro merita un campo separato, come quello presente nel registro. L'infortunio in itinere riguarda il normale percorso di andata e ritorno tra abitazione e lavoro, con le condizioni previste dalla tutela INAIL; non è sufficiente che l'evento avvenga in un orario vicino al turno.

Annotare “Sì” o “No” non risolve l'istruttoria, ma evita che gli eventi vengano mescolati nell'analisi interna.

Per i dati personali contenuti nel foglio, in particolare nome, codice fiscale e informazioni relative all'assenza, devi applicare misure coerenti con il GDPR. L'accesso va limitato a chi ha una funzione effettiva nella gestione della pratica. Una copia inviata senza protezione a 6 destinatari non necessari aumenta il rischio di trattamento improprio senza migliorare la gestione dell'infortunio.

Protocollo e giorni di assenza

Un errore frequente è usare il numero di protocollo dell'Excel come se fosse il numero della denuncia INAIL. Sono due identificativi diversi: il primo è una numerazione interna, utile per ordinare il registro; il secondo deriva dalla trasmissione della pratica. Nel foglio, il protocollo progressivo può essere 15 anche se la comunicazione INAIL riporta un codice alfanumerico o un riferimento ricevuto dal portale.

Mantenere entrambi evita ricerche inutili quando l'ufficio del personale deve ricostruire un evento a distanza di 8 mesi.

Il secondo problema riguarda i giorni di assenza. Molti file riportano il numero indicato nel primo certificato e non lo aggiornano dopo proroghe, rientri anticipati o certificati definitivi. Se un lavoratore riceve una prima prognosi di 12 giorni e poi una proroga di 8, il dato da analizzare non è 12 ma 20, salvo ripresa effettiva intervenuta prima.

Lasciare il primo valore falsifica sia il confronto per gravità sia il costo stimato dell'evento.

Capita poi di attribuire la gravità solo in funzione delle giornate. Un infortunio con 0 giorni può essere classificato come lieve nel monitoraggio operativo, ma il campo non deve cancellare la descrizione sostanziale della situazione nei documenti aziendali.

Allo stesso modo, un evento con 30 giorni di assenza non diventa automaticamente “grave” per una classificazione legale: nel file la gravità è un criterio interno di lettura e deve essere applicato in modo uniforme. È preferibile definire una regola scritta, per esempio lieve da 0 a 7 giorni, media da 8 a 29, grave da 30 in poi, anziché cambiare metro da una riga all'altra.

Gravità, sedi e costi coerenti

Nei cantieri e nei magazzini si vede spesso una sede compilata in modo incoerente: “Torre Aurora”, “Cant. Aurora”, “Aurora Milano” descrivono lo stesso luogo ma producono tre categorie diverse nei riepiloghi. Scegli una denominazione ufficiale e riutilizzala. Se hai 9 eventi, 4 nel Cantiere Torre Aurora e 3 scritti con varianti, la dashboard non potrà evidenziare correttamente la concentrazione di 7 eventi.

Infine, non inserire nel campo Costo Stimato soltanto l'indennità o un valore casuale. Se l'azienda sceglie di stimare il costo, deve applicare una logica ripetibile: per esempio ore di assenza non produttive, sostituzione, straordinari e materiali danneggiati.

Un valore di 0 euro può essere corretto per un quasi evento senza assenza, ma è poco credibile per una pratica con 45 giorni di assenza se non è accompagnato da una regola interna chiara.

Controlli mensili sulle pratiche aperte

Un registro infortuni produce valore se viene controllato con una cadenza definita. Per aziende con cantieri, magazzini o attività manuali è utile una verifica mensile, preferibilmente entro i primi 5 giorni lavorativi del mese successivo. In un ufficio professionale con un numero ridotto di eventi può bastare un controllo trimestrale, ma la verifica delle singole pratiche aperte deve avvenire subito dopo ogni aggiornamento sanitario o amministrativo.

Nel foglio Registro Infortuni controlla anzitutto le righe con Stato Pratica “In corso”. Devono avere almeno data evento, lavoratore, mansione, sede o reparto e un riferimento nella colonna Comunicazione INAIL quando applicabile. Se, su 11 righe, 3 pratiche sono in corso e una non ha giorni di assenza valorizzati, non trattarla come dato definitivo: segnala che manca un'informazione da aggiornare.

Il secondo controllo riguarda la coerenza tra campi. Un record con “Infortunio in Itinere: Sì” e sede “Cantiere Parco Verde” può essere perfettamente possibile, ma richiede attenzione perché la sede indicata identifica normalmente il luogo di destinazione e non il punto dell'evento.

Un record con gravità “Lieve”, 45 giorni di assenza e costo stimato pari a 0 euro merita invece una verifica mirata: non è necessariamente errato, ma è un'anomalia utile da chiarire.

Indicatori trimestrali e protezione dei dati

Nella Dashboard (Figura 2), confronta il numero totale degli eventi con la somma delle categorie visualizzate nei grafici. Se il registro contiene 8 protocolli e il grafico per gravità ne mostra 7, cerca celle vuote o valori scritti in modo difforme, come “grave” invece di “Grave”. La dashboard legge i dati disponibili, non interpreta le intenzioni di chi compila.

Una volta al trimestre, estrai almeno tre indicatori: numero di eventi, giornate di assenza complessive e pratiche ancora aperte. Se nel primo trimestre hai 3 eventi e 17 giorni, mentre nel secondo hai 2 eventi e 75 giorni, la frequenza diminuisce ma l'impatto cresce. Questa è l'informazione da portare al datore di lavoro, all'RSPP e ai preposti insieme alle osservazioni sulle lavorazioni interessate.

Conserva una copia datata del file prima di modifiche estese, soprattutto quando chiudi più pratiche o correggi dati storici. Il foglio contiene codici fiscali e informazioni legate alla salute del lavoratore: evita invii tramite chat non aziendali e limita le autorizzazioni di modifica. La manutenzione riguarda sia la qualità dei numeri sia la riservatezza del documento.