Foglio Presenze Excel - Modello Gratuito

Quando apri il file, vai al foglio Presenze. In alto trovi il titolo Registro presenze con il mese e l'anno; la prima colonna contiene i dipendenti e le colonne successive rappresentano tutti i giorni del mese, con le lettere L, M, M, G, V, S e D per i giorni della settimana. Le righe iniziali riportano dieci nomi dimostrativi: sostituiscili con i lavoratori effettivi senza cambiare la struttura delle intestazioni.

Nel calendario inserisci il codice corrispondente alla situazione del giorno: P per Presente, A per Assente, F per Ferie, M per Malattia, PR per Permesso, ST per Straordinario, RIP per Riposo/Weekend e L per Congedo Legge 104. La legenda associa a ogni codice un colore diverso. Le colonne finali sono Presenze, Assenze, Ferie, Malattia e Ore Tot.; nell'estratto di codice fornito queste intestazioni sono create, ma non sono visibili formule che calcolino automaticamente i totali. Prima dell'uso paghe controlla quindi la presenza delle formule nella versione che stai utilizzando.

Il colore grigio dei weekend aiuta a distinguere il riposo ordinario dalle assenze registrate nei giorni lavorativi. Per un mese con 22 giornate lavorative e 10 dipendenti, la griglia contiene 220 celle giornaliere da verificare: è preferibile aggiornarla ogni giorno, invece di ricostruire il mese alla fine.

Il foglio presenze Excel serve soprattutto a chi raccoglie i dati operativi prima di passarli al consulente del lavoro. In una microimpresa artigiana, il titolare può segnare ogni mattina la presenza dei dipendenti e registrare a fine giornata uno straordinario o un permesso. In uno studio professionale, l'addetto amministrativo può aggiornare il registro sulla base delle richieste approvate e usarlo per il controllo delle giornate da inviare all'elaborazione paghe.

La struttura del modello è mensile. Il foglio Presenze mostra una colonna iniziale per il dipendente e una colonna per ciascun giorno del mese; con 31 giorni, la griglia arriva a 31 campi giornalieri, mentre febbraio ne presenta 28 o 29. Le colonne finali sono nominate Presenze, Assenze, Ferie, Malattia e Ore Tot. Questa impostazione è adatta a chi lavora per causali giornaliere, non a chi deve rilevare entrata, uscita, pausa e più timbrature nella stessa giornata.

Per un ufficio con 10 lavoratori e 22 giornate lavorative, devi controllare circa 220 registrazioni al mese. Se inserisci i codici entro le 10:00 del giorno successivo, il responsabile amministrativo ha ancora il tempo di confrontare il foglio con le richieste ferie, i certificati di malattia e le autorizzazioni agli straordinari prima della chiusura paghe.

La legenda evita di usare abbreviazioni inventate da persona a persona. P indica Presente, A Assente, F Ferie, M Malattia, PR Permesso, ST Straordinario, RIP Riposo/Weekend e L Congedo Legge 104. La scelta corretta è mantenere una codifica unica per tutti i dipendenti: scrivere una volta “ferie”, una volta “F” e una volta “FER” rende più difficile il conteggio e il controllo.

Il modello è quindi utile come registro interno di lavoro e come base per il passaggio delle informazioni al payroll. Non sostituisce una piattaforma di timbratura quando devi gestire orari effettivi, turni notturni, pause contrattuali o quadrature automatiche.

Il foglio presenze Excel non coincide con il Libro Unico del Lavoro. L'obbligo del LUL è disciplinato dall'articolo 39 del Decreto-Legge 112/2008, convertito dalla Legge 133/2008, e dal Decreto ministeriale 9 luglio 2008. Il LUL documenta i dati retributivi e le presenze secondo le modalità previste dalla disciplina del lavoro; un file interno può aiutarti a raccogliere le informazioni, ma non diventa automaticamente il registro ufficiale solo perché contiene nomi e giorni.

Il riferimento principale sull'orario è il Decreto Legislativo 66/2003. L'orario normale è fissato in 40 ore settimanali, salvo diversa previsione del CCNL; la durata media, comprensiva dello straordinario, non può superare 48 ore settimanali nel periodo di riferimento previsto dalla legge o dal contratto collettivo. Il lavoratore ha inoltre diritto a 11 ore consecutive di riposo ogni 24 ore e al riposo settimanale previsto dall'articolo 9 del decreto. Un codice ST nel foglio non dimostra da solo che il limite sia stato rispettato.

Ferie e permessi devono essere letti insieme al CCNL applicato e alla documentazione aziendale. Per la malattia, il codice M registra l'evento organizzativo, mentre la giustificazione segue il certificato telematico e le procedure INPS; non devi inserire nel foglio diagnosi o dettagli sanitari. Per il congedo Legge 104, il codice L è sufficiente come causale interna: evita di riportare informazioni eccedenti sulla condizione del lavoratore.

Il file contiene dati personali, quindi il datore di lavoro deve applicare i principi dell'articolo 5 GDPR, limitare gli accessi e definire tempi di conservazione coerenti con gli obblighi di lavoro e fiscali. Un foglio condiviso via email a tutta l'azienda è una scelta sbagliata: meglio una cartella con permessi nominativi, password e copie controllate. Il registro interno va infine confrontato con il cedolino e con il LUL prima dell'elaborazione definitiva.

Il confronto con cedolino e LUL si completa poi con un prospetto paga ordinato, così le causali interne e i dati personali restano allineati nell’elaborazione finale.

Nel lavoro quotidiano l'errore più costoso è confondere una giornata senza annotazione con un'assenza. Una cella vuota non spiega se il dipendente era presente, se il responsabile non ha ancora verificato il dato o se mancava una comunicazione. Con 10 dipendenti e 22 giornate lavorative, anche 3 celle vuote possono spostare il conteggio di ferie o assenze e arrivare al consulente come dato incompleto.

Un secondo errore riguarda le giornate parziali. Se una persona lavora 4 ore al mattino e prende un permesso nel pomeriggio, il solo codice P descrive male la situazione; il solo PR nasconde le ore lavorate. Questo modello usa codici giornalieri e non mostra campi separati per entrata, uscita e durata del permesso. Perciò devi affiancare una nota autorizzativa o un prospetto orario, senza inserire informazioni non previste nelle colonne del registro.

Capita spesso anche di indicare ST per un'ora di lavoro aggiuntiva senza annotare quante ore siano state effettivamente svolte. La causale segnala lo straordinario, ma non sostituisce il numero di ore richiesto dal controllo paghe e dal CCNL. Su 8 dipendenti con 2 ore aggiuntive ciascuno, la differenza tra 16 ore effettive e 8 ore registrate modifica il cedolino e può alterare la verifica del limite medio di 48 ore settimanali.

Un altro problema nasce dai weekend. Il codice RIP identifica il riposo o il weekend, mentre il colore grigio evidenzia visivamente quei giorni; non devi trasformare automaticamente ogni sabato in RIP se il personale lavora su turni. Verifica il calendario contrattuale: per un addetto alla ristorazione o alla vigilanza, il sabato può essere una giornata ordinaria.

Infine, non sovrascrivere i nomi dei codici con abbreviazioni locali come “mal”, “perm” o “fer”. La legenda prevista dal file funziona solo se tutti inseriscono P, A, F, M, PR, ST, RIP e L nello stesso modo. A fine mese confronta le causali con richieste firmate, certificazioni e autorizzazioni: il controllo documentale vale più del semplice colore della cella.

A fine mese, il confronto con richieste firmate e certificazioni si chiude meglio con un registro presenze dipendenti aggiornato, così le causali restano coerenti con ogni assenza registrata.