Tracciamento Consegne Excel - Modello Gratuito

Segui questa sequenza per mantenere coerenti anagrafiche, spedizioni e indicatori.

1. Apri il foglio Parametri e aggiorna ragione sociale, Partita IVA, soglia di scadenza e tolleranza operativa.
2. Compila Clienti con ragione sociale, contatti, indirizzo, CAP, città, provincia e stato Attivo.
3. Compila Corrieri con referente, recapiti, sito tracking e tempo standard in giorni.
4. Nel foglio Inserimento inserisci una riga per ogni spedizione, compilando almeno ID, cliente, DDT, corriere, tracking, data prevista e stato.
5. A ogni avanzamento aggiorna data spedizione, stato, esito, colli consegnati, data effettiva, POD e note operative.
6. Apri Dashboard, imposta periodo, corriere e stato, quindi verifica KPI, grafici e consegne in attenzione.

Chi utilizza il registro operativo

Il foglio serve a chi deve rispondere rapidamente a una domanda concreta: dove si trova una spedizione e quale azione manca per chiuderla? Un responsabile logistica può filtrare il cliente e vedere DDT, tracking, vettore, data prevista, stato, esito e note senza ricostruire la storia da email separate.

Un ufficio commerciale lo usa per rispondere al cliente finale, mentre il magazziniere aggiorna colli consegnati e data di spedizione. Per un distributore con 40 spedizioni settimanali, una riga per consegna evita di confondere l'ordine ORD-002 con il DDT-002 e il tracking EC-003981.

Nel foglio Inserimento (Figura 1) le colonne operative vanno da ID Consegna a Ultimo aggiornamento. Sono presenti città, provincia, indirizzo, referente e telefono destinatario, oltre a peso in kg, priorità e tipo di consegna.

Come leggere la dashboard

La Dashboard (Figura 2) parte da un periodo predefinito di 30 giorni: B6 usa la data odierna meno 30 e D6 la data odierna. Puoi cambiare intervallo, corriere e stato; i conteggi usano formule COUNTIFS sulle righe del registro.

Il riepilogo distingue Da spedire, Spedita, In transito, In consegna, Consegnata, Parzialmente consegnata, Rifiutata, Fallita e Annullata. I grafici mostrano volumi per stato, confronto tra corrieri e puntualità media, utile per discutere con un vettore che ha 18 consegne e 4 ritardi.

Clienti e Corrieri (Figure 3 e 4) evitano di riscrivere ogni volta ragioni sociali e recapiti. Parametri (Figura 5) contiene le liste ammesse e la soglia di scadenza; Istruzioni (Figura 6) descrive campi minimi e controlli.

Date operative e calcolo dello SLA

Il modello distingue Data DDT, Data spedizione, Data prevista e Data consegna effettiva. Questa distinzione è tecnica, non descrittiva: il DDT identifica il documento di trasporto, la spedizione indica l'affidamento al vettore, mentre la data prevista rappresenta il termine operativo concordato.

La colonna Giorni di transito calcola i giorni tra T e U quando la consegna è chiusa; se U è vuota, confronta T con TODAY(). La colonna Giorni di ritardo confronta U oppure la data odierna con S più la tolleranza indicata in Parametri. Una spedizione partita il 3 ottobre e consegnata il 6 ottobre ha 3 giorni di transito.

Lo Stato SLA classifica la consegna come Puntuale o In ritardo per le consegne concluse. Per quelle aperte usa In scadenza quando la data prevista è entro la soglia B7, impostata nell'esempio a 7 giorni, e Nei tempi negli altri casi.

DDT, POD e responsabilità documentale

Il file non sostituisce il DDT, il gestionale o il sistema del vettore. Il DDT resta il documento di trasporto disciplinato dalla prassi IVA e dalla documentazione commerciale; qui registri il suo numero e la relativa data per collegarlo alla spedizione.

La colonna Firma/POD disponibile ammette Sì, No, Non richiesto e In attesa. Al completamento, inserisci data effettiva ed esito: “Consegnata senza riserve” non equivale a “Consegnata con riserva”, perché la distinzione può servire per contestazioni su colli danneggiati o mancanti.

Il foglio Parametri (Figura 5) contiene anche aliquote IVA informative del 4%, 10% e 22%, ma non calcola imposta né sostituisce i registri IVA. Per i dati dei destinatari applica una logica coerente con il GDPR: usa solo telefono, email e nominativi necessari al processo e limita l'accesso al file aziendale.

Incoerenze tra date e stato

L'errore più frequente è impostare Consegnata senza compilare Data consegna effettiva. In questo caso il controllo del foglio segnala la riga, mentre la formula SLA restituisce Verificare se mancano le date necessarie. Non correggere inserendo una data stimata: U deve contenere il giorno realmente comunicato dal vettore o dal destinatario.

Un secondo errore riguarda la sequenza delle date. Se una consegna risulta spedita il 10 ottobre ma la data effettiva è il 9 ottobre, la convalida personalizzata su U impedisce l'incoerenza. La stessa logica vale per i colli: con P uguale a 6, Q non può essere 7.

Stati, tracking e consegne parziali

Non usare note libere al posto degli stati. Scrivere “in viaggio” nella colonna Note operative non aggiorna la Dashboard, perché i conteggi cercano valori precisi come In transito o In consegna. Usa Note per il dettaglio, non per sostituire il menu controllato.

Per una consegna parziale, imposta Parzialmente consegnata e registra, ad esempio, 4 colli consegnati su 6. Se inserisci Consegnata con Q uguale a 4 e P uguale a 6, il dato racconta una situazione incoerente anche se Excel accetta lo stato.

Lasciare vuoto il tracking durante il transito rende difficile il contatto con il corriere e viene evidenziato dai controlli. Analogamente, un POD impostato su No dopo una consegna conclusa crea un'attività aperta: il responsabile deve recuperare la prova, non archiviare la riga come chiusa.

Non cancellare una consegna annullata. Imposta Annullata, indica la motivazione nelle note e conserva il riferimento a ordine e DDT: la formula SLA restituisce N/A, evitando di conteggiare l'annullamento come ritardo.

Verifiche quotidiane sul foglio Inserimento

All'inizio della giornata filtra Inserimento per Stato consegna diverso da Consegnata e Annullata. Controlla le righe con Data prevista trascorsa, tracking vuoto o POD In attesa. Con 25 spedizioni aperte, una verifica di 10 minuti è più affidabile della rilettura manuale di posta e portali diversi.

Controlla anche le colonne calcolate Y, Z e AA. Se una riga partita il 28 settembre non ha Data consegna effettiva al 4 ottobre, Giorni di transito deve riflettere i giorni trascorsi; se il ritardo è 3 giorni, verifica prima il portale del corriere e poi aggiorna stato e note.

Le celle grigie contengono formule e non devono essere sovrascritte. Le celle modificabili sono indicate nelle Istruzioni; se copi una riga, mantieni la struttura della tabella tblConsegne e verifica che le formule arrivino fino alla riga interessata.

Controlli settimanali su anagrafiche e indicatori

Una volta alla settimana verifica Clienti e Corrieri. Disattiva con No chi non deve più comparire nei menu operativi, aggiorna telefoni e siti tracking e controlla che il tempo standard sia espresso in giorni interi tra 0 e 365.

In Dashboard imposta gli ultimi 30 giorni e confronta totale consegne, consegnate, in ritardo e puntualità. Un esempio: 80 consegne, 68 puntuali e 12 in ritardo producono una puntualità dell'85%; se il valore scende dal 95% al 85%, non modificare la soglia per nascondere il problema: analizza corriere, provincia e priorità.

Prima dell'archiviazione mensile controlla duplicati di ID, numeri DDT ripetuti, colli consegnati superiori ai previsti e consegne completate senza esito. Salva una copia in una cartella con accesso autorizzato: il file contiene nominativi, indirizzi, telefoni, email e dati di consegna, quindi la gestione deve rispettare le regole interne di sicurezza e minimizzazione.

La Dashboard (Figura 2) si aggiorna con formule basate su TODAY(). Dopo l'apertura verifica la data “Aggiornato al” e salva il file solo quando le modifiche operative sono state controllate.