Tracciamento Attività Excel - Modello Gratuito

Imposta prima gli elenchi di riferimento, poi inserisci e aggiorna le righe operative. I campi calcolati non vanno sovrascritti.

1. Apri Parametri e modifica ragione sociale, Partita IVA, Codice Fiscale, PEC e Comune sede.
2. Aggiorna le liste di clienti, progetti, responsabili, categorie, stati, priorità e fatturabilità.
3. Nel foglio Inserimento compila un’attività per riga, dall’ID attività alle note.
4. Inserisci ore stimate, ore consuntivate e tariffa oraria in formato numerico decimale.
5. Aggiorna stato, data completamento e scadenza durante l’avanzamento del lavoro.
6. Controlla Dashboard e usa Report Cliente o Report Progetto impostando selezione e date.
7. Stampa o esporta il report filtrato dopo aver verificato che le date e i valori siano aggiornati.

Chi registra le attività ogni giorno

Il foglio Excel per il tracciamento attività serve a chi deve collegare il lavoro svolto a un cliente, a un progetto e a un responsabile. Un commercialista può annotare la verifica di una registrazione, un’agenzia può seguire le revisioni di una pagina web, mentre un artigiano può usare la riga per documentare sopralluogo, preventivo o intervento.

Nel foglio Inserimento, la riga parte da un ID come ATT-0001 e comprende Data inserimento, Data attività, Cliente, Progetto, Responsabile, Categoria, Descrizione attività, Priorità e Stato. La Figura 1 mostra questa struttura operativa: i dati si leggono da sinistra a destra e le colonne di calcolo sono separate dai campi descrittivi.

Le colonne M e N raccolgono rispettivamente ore stimate e consuntivate. Se inserisci 3 ore stimate e 2,5 consuntivate, O calcola 0,5 ore residue; T restituisce -0,5 come scostamento. Il valore in Q usa le ore consuntivate e la tariffa di P: 2,5 ore per 85 euro producono 212,50 euro.

Dalla registrazione alla rendicontazione

La Dashboard aggrega fino alla riga 1005: conta attività totali, completate, in corso e scadute, somma ore e valori e calcola la percentuale di completamento. La Figura 2 mostra il riepilogo con tre grafici: stato delle attività, ore per responsabile e fatturabilità.

Il Report Cliente seleziona un cliente dall’elenco Parametri e limita i dati tra Data inizio e Data fine. Restituisce numero attività, ore stimate, ore consuntivate, valore, completate e scadute, oltre al dettaglio con ID, progetto, responsabile, categoria, descrizione, stato, ore, fatturabilità e valore.

Il Report Progetto lavora sullo stesso intervallo e mostra anche lo scostamento complessivo tra consuntivo e stima. Con 20 attività e 75 ore consuntivate puoi verificare rapidamente se il progetto sta assorbendo più tempo di quanto pianificato.

Il file non sostituisce i registri obbligatori

La cartella registra attività operative e ore per controllo interno. Il foglio Istruzioni chiarisce che non sostituisce rilevazione presenze, sistema paghe, contabilità o fatturazione; la voce Fatturabile è un’indicazione gestionale e non una fattura elettronica trasmessa tramite SDI secondo il DPR 633/72.

Se usi il dato per preparare un documento commerciale, devi riconciliare il report con incarico, tariffa, eventuale IVA applicabile e fattura emessa. Il valore stimato non contiene formule per aliquote IVA del 4%, 10% o 22% e non deve essere letto come imponibile fiscale definitivo.

Le ore inserite non sono una busta paga e non determinano contributi INPS o INAIL. Per un dipendente, il tempo registrato nel file non sostituisce il Libro Unico del Lavoro né la rilevazione prevista dal CCNL applicato.

Integrità dei dati e protezione

Le regole di convalida impediscono ID duplicati nell’intervallo A6:A1005 e richiedono una Data attività. Cliente, progetto, responsabile, categoria, priorità, stato e fatturabilità usano elenchi presenti in Parametri. Le date di scadenza e completamento non possono precedere la Data attività.

La cartella contiene campi potenzialmente riferibili a persone, come responsabile e note. Applica il principio di minimizzazione dell’art. 5 GDPR: evita dettagli sanitari, giudizi personali e informazioni non necessarie. Se il file contiene dati personali organizzati, valuta la registrazione del trattamento ai sensi dell’art. 30 GDPR.

Il modello è protetto con la password operativa “Attivita”. Non considerarla una misura sufficiente per dati riservati: limita le copie, assegna accessi coerenti con il ruolo e conserva il file in uno spazio aziendale controllato. Una violazione di dati personali può richiedere notifica al Garante entro 72 ore, quando ricorrono i presupposti dell’art. 33 GDPR.

Ore e scadenze compilate in modo incoerente

Un errore frequente è scrivere “2h 30m” nelle ore consuntivate invece di usare 2,50. Le formule lavorano su numeri decimali: 2,50 ore sono due ore e trenta minuti, mentre 2,30 equivale a due ore e diciotto minuti. Su 20 attività, questa differenza può alterare sensibilmente il consuntivo.

La colonna O calcola le ore residue con MAX(0; stima meno consuntivo). Se stimi 4 ore e consuntivi 5, il risultato è 0, non -1; la perdita di un’ora resta però visibile nella colonna T, che mostra lo scostamento. Per questo non usare O per misurare gli extra-lavori.

Un secondo errore è lasciare lo Stato “In corso” dopo la conclusione. La formula in S assegna priorità allo stato “Completata”; se manca questo aggiornamento, una riga con scadenza superata appare SCADUTA anche se il lavoro è terminato.

Riferimenti copiati e classificazioni sbagliate

Cliente e progetto devono corrispondere alle liste di Parametri. Scrivere manualmente “Alfa Design” invece di “Alfa Design S.r.l.” crea un riferimento diverso: il Report Cliente conterà zero attività per il nome non presente nell’elenco.

Lo stesso problema riguarda “Si”, “Sì” e “Da verificare” nella colonna Fatturabile. La Dashboard conta esattamente i testi previsti: una variante ortografica resta fuori dai riepiloghi. Usa i menu a elenco e non incollare valori provenienti da email.

Controlla anche la Data attività rispetto all’intervallo del report. Un’attività svolta il 30 settembre 2026 non appare in un Report Cliente con Data fine al 29 settembre, anche se la Data inserimento è il 7 settembre. Il report filtra sulla Data attività, non sulla data di caricamento.

Verifica settimanale dei dati inseriti

Dedica un controllo settimanale alle righe del foglio Inserimento. Filtra mentalmente o visivamente le colonne J, K, L, M e N: ogni attività aperta dovrebbe avere uno stato coerente, una scadenza reale e un consuntivo aggiornato. La tabella arriva fino alla riga 1005, quindi puoi gestire 1.000 attività senza aggiungere righe.

Confronta il totale della Dashboard con il numero di ID compilati. B6 usa COUNTA su A6:A1005; se una riga contiene un ID ma manca la descrizione, il conteggio resta comunque attivo. Verifica quindi anche la qualità del contenuto in H, non soltanto il numero complessivo.

Controlla le formule nelle colonne O, Q, S e T prima di distribuire una copia del file. Per esempio, con 10 attività da 3 ore stimate e 2,5 consuntivate, le ore residue dovrebbero risultare 5, mentre il valore dipende dalla tariffa oraria presente in P.

Manutenzione di Parametri e report

Quando cambia un responsabile, aggiorna l’elenco N di Parametri prima di registrare nuove righe. Le liste preimpostate includono tre clienti, quattro progetti e tre responsabili negli intervalli utilizzati dai menu; amplia gli elenchi solo mantenendo la stessa logica di riferimento.

Verifica periodicamente che le date di Report Cliente e Report Progetto coprano il periodo corretto. Il campione del file usa il 9 giugno 2026 come inizio e il 6 dicembre 2026 come fine: sono valori di esempio, non un calendario obbligatorio per la tua attività.

Prima di archiviare il mese, salva una copia con un nome progressivo e controlla le formule dopo eventuali incolla speciali. Non cancellare le colonne calcolate O, Q, S e T: Dashboard, Report Cliente e Report Progetto leggono proprio quei risultati per conteggi, ore e valori.