Matrice RACI Excel - Modello Gratuito

Compila prima le impostazioni organizzative, poi assegna le responsabilità attività per attività.

1. Apri Parametri e modifica ragione sociale, progetto e responsabile della matrice.
2. Controlla i ruoli organizzativi e inserisci le persone coinvolte con nome, ruolo ed e-mail.
3. Apri Matrice RACI e inserisci una riga per ogni attività o deliverable.
4. Compila codice, fase, descrizione, scadenza, priorità, stato, responsabile attività e note.
5. Assegna R, A, C o I nelle colonne dei ruoli da Direzione a Titolare.
6. Leggi le colonne Esito controllo, Controllo R, Controllo A e Controllo C e correggi le righe con ERRORE.
7. Consulta Dashboard per verificare indicatori, distribuzione dei ruoli e stato generale.

Chi compila il foglio operativo

La matrice RACI Excel serve al project manager che deve chiarire chi esegue, approva, viene consultato o deve essere informato. In una software house può descrivere analisi requisiti, configurazione, test e rilascio; in uno studio professionale può distribuire raccolta documenti, verifica contabile, approvazione e consegna al cliente.

Il responsabile della matrice lavora nel foglio Parametri, dove trova progetto, organizzazione, ruoli e persone. Le colonne D:F raccolgono nome, ruolo prevalente ed e-mail; non sono però collegate a un archivio esterno. Servono a preparare gli elenchi utilizzati dalle convalide del foglio operativo.

Dalla fase al deliverable

Nel foglio Matrice RACI ogni riga rappresenta un'attività concreta. Le colonne A:I raccolgono codice, fase, deliverable, descrizione, scadenza, priorità, stato, responsabile e note; le colonne J:U rappresentano 12 ruoli, tra cui Direzione, Project Manager, Amministrazione, IT, Cliente, Fornitore e Titolare.

Una riga come “Definizione obiettivi del progetto” può avere K=R, J=A, N=C e O=I. La formula V restituisce OK solo quando i controlli R e A sono entrambi validi. Con 40 attività e 12 ruoli, hai fino a 480 celle di assegnazione da esaminare, ma la Dashboard sintetizza il risultato senza lettura manuale completa.

Per un artigiano che implementa un gestionale, la matrice evita che il cliente attenda una decisione dalla persona sbagliata. Per un responsabile acquisti, rende visibile chi prepara l'ordine, chi lo approva e chi deve ricevere la conferma.

Il significato operativo dei quattro valori

Il foglio Istruzioni definisce R come Responsabile operativo, A come responsabile finale, C come soggetto consultato e I come soggetto informato. Il modello impone almeno un R e precisamente un A per attività; la presenza di C viene controllata separatamente, così puoi individuare attività prive di confronto prima dell'esecuzione.

Le formule nelle colonne W:Y usano COUNTIF sull'intervallo J:U. W segnala “Manca R” quando il conteggio di R è zero; X segnala “Manca A” oppure “Più A” quando il conteggio di A non è esattamente uno; Y segnala “Manca C” quando non esiste alcun C. V combina W e X e restituisce OK o ERRORE.

Integrità dei dati e limiti del modello

La colonna A applica una regola personalizzata: il codice attività deve essere vuoto oppure comparire una sola volta nell'intervallo A8:A107. Le colonne J:U accettano esclusivamente R, A, C o I; non usare descrizioni come “responsabile” o “approva”, perché le formule contano solo i codici previsti.

La matrice contiene 100 righe operative, dalla 8 alla 107. Il foglio Dashboard usa proprio questi intervalli per contare attività, esiti e anomalie; non aggiungere righe fuori dalla tabella aspettandoti che entrino nei riepiloghi. Per 100 attività e 12 ruoli avrai 1.200 assegnazioni teoriche, mentre le formule di controllo sono già predisposte per ogni riga.

La scelta corretta è mantenere un solo A per deliverable, anche quando più funzioni partecipano alla decisione. Se servono due approvazioni reali, crea due attività distinte, ad esempio “Validazione tecnica” e “Approvazione budget”, invece di usare due A nella stessa riga.

Righe formalmente compilate ma inutilizzabili

Un errore frequente è inserire una descrizione come “gestione progetto” senza specificare il risultato atteso. Il foglio Istruzioni raccomanda un'attività distinta per ogni risultato concreto; scrivere “approvare il preventivo fornitore” è più verificabile di “acquisti”. La colonna C accetta fino a 120 caratteri e D fino a 250, quindi puoi dettagliare senza creare testi eccessivi.

Un secondo problema è assegnare A a Direzione e a Project Manager per prudenza. Il controllo X restituisce “Più A”, e la riga diventa ERRORE anche se entrambi partecipano davvero. Mantieni A sulla funzione che risponde del risultato finale e assegna all'altra funzione R o C in base al lavoro effettivo.

Scadenze, stati e ruoli incoerenti

Capita di compilare una data come testo, ad esempio “fine mese”, invece di una data Excel. La colonna E accetta valori data e visualizza DD/MM/YYYY; usa una data reale, come 30/09/2026, e lascia la spiegazione nella colonna I. In questo modo il filtro e la lettura cronologica restano affidabili.

Non confondere il campo H “Responsabile attività” con il ruolo R nelle colonne J:U. H identifica la persona associata all'attività; R indica il ruolo operativo nella decisione. Marco Rossi può essere selezionato in H, mentre K contiene R perché il suo ruolo nella matrice è Project Manager.

Un controllo pratico: se Dashboard mostra 20 attività e 5 errori, non correggere soltanto lo stato generale. Filtra la tabella tblMatriceRACI sulle colonne V:Y, individua “Manca R”, “Manca A”, “Più A” o “Manca C” e risolvi ogni causa nella riga originaria.

Verifica periodica degli assegnamenti

La manutenzione parte dalla Dashboard. La cella B4 usa TODAY() e mostra la data di aggiornamento; A6 conta le attività compilate, C6 quelle con esito OK, E6 quelle con ERRORE e G6 quelle senza R. G9 calcola la percentuale di completezza, mentre H10 restituisce “Conforme” solo quando non risultano errori.

Per un progetto con 50 attività, una Dashboard con 47 complete e 3 in errore mostra una percentuale del 94%. Non considerare il dato sufficiente: le tre righe possono riguardare un'approvazione finanziaria o un rilascio IT. Apri sempre la matrice e verifica le colonne V:Y prima di condividere il file.

Revisione di ruoli e configurazione

Controlla Parametri almeno a ogni cambio di progetto o organigramma. Le liste di fasi occupano H12:H21, le priorità I12:I14 e gli stati J12:J17; le persone sono predisposte nelle righe 12:25. Se una persona non è più coinvolta, aggiorna la lista prima di compilare nuove righe, senza cancellare lo storico operativo già registrato.

La Dashboard riepiloga anche il numero di R, A, C e I per i ruoli configurati nelle righe 14:25. I due grafici mostrano distribuzione dei valori per ruolo e confronto tra attività complete e con errori; usali per individuare un ruolo sovraccarico, non per sostituire la revisione del contenuto.

Prima dell'esportazione, controlla codici duplicati, scadenze, stati e celle vuote nelle colonne J:U. Il foglio Istruzioni ricorda inoltre di inserire solo dati personali necessari: limita accesso e condivisione del file alle persone autorizzate, soprattutto quando la matrice contiene e-mail o nomi di clienti e fornitori.