Registro Rischi Progetto Excel - Modello Gratuito

Segui questa sequenza per evitare collegamenti incoerenti tra i fogli.

1. Apri Parametri e sostituisci ragione sociale, Partita IVA, Codice Fiscale, PEC, sede, codice e nome progetto, Project Manager e soglie operative.
2. Nel Registro Rischi inserisci un rischio per riga, usando un ID univoco come R-001, la data di apertura, categoria, descrizione, causa, conseguenza e responsabile.
3. Attribuisci probabilità e impatto iniziali e residui con valori interi da 1 a 5, poi scegli strategia e stato dalle liste disponibili.
4. Inserisci nel foglio Azioni le attività di trattamento e collega ciascuna riga a un ID rischio valido.
5. Compila assegnazione, scadenza, priorità, costi, stato azione, percentuale di completamento e data di chiusura.
6. Controlla Dashboard e Istruzioni: verifica rischi critici, azioni scadute, responsabili mancanti e date di revisione durante la riunione periodica.

Un registro operativo per Project Manager e PMO

Il registro rischi progetto Excel serve quando il Project Manager deve portare in riunione una fotografia verificabile della commessa, non una lista di appunti. In uno studio tecnico può raccogliere ritardi autorizzativi, incompatibilità tecniche e dipendenze da fornitori; in una software house registra integrazioni, test e disponibilità di competenze; in un'impresa di servizi collega rischi di tempi, costi e qualità alle azioni assegnate.

Nel foglio Registro Rischi ogni riga descrive un evento con causa, conseguenza, responsabile, strategia di risposta e piano di mitigazione. Le colonne I e J misurano probabilità e impatto iniziali; L e M registrano il valore residuo dopo il trattamento. Con probabilità 4 e impatto 4, l'esposizione iniziale è 16. Se il piano riduce i valori a 2 e 3, l'esposizione residua diventa 6.

Dal rischio all'attività assegnata

Il responsabile di commessa lavora nel foglio Azioni per trasformare la risposta in attività controllabili. Può registrare un preventivo aggiornato da 800 euro, un test da 2.500 euro o un incontro tecnico da 1.200 euro, distinguendo costo stimato e consuntivo. L'ID rischio collega l'azione alla descrizione originale, evitando di copiare manualmente il testo in più documenti.

La Dashboard, visibile nella Figura 1, riassume rischi totali, aperti, critici, azioni scadute, esposizione iniziale e residua, rischi mitigati e righe senza responsabile. I quattro grafici mostrano distribuzione per stato, livello, categoria e primi cinque rischi critici. Per un PMO che segue 6 progetti, la colonna Progetto/commessa consente di mantenere nello stesso file codici come PRJ-2026-001 e COMM-2026-002.

Il foglio Parametri, mostrato nella Figura 4, contiene le liste di categorie, strategie, stati, priorità, responsabili e progetti. Non modificare le formule grigie: aggiorna invece le celle di input e usa valori coerenti con la scala 1-5. La Figura 5 riporta la procedura, la legenda colori e le regole di revisione settimanale.

Una logica coerente con il ciclo di gestione del rischio

Il foglio Istruzioni dichiara che la cartella supporta identificazione, valutazione, trattamento e monitoraggio secondo una logica coerente con UNI ISO 31000. Il file non certifica il progetto e non sostituisce una procedura aziendale: rende però tracciabili i passaggi principali, dall'evento descritto alla revisione della valutazione residua.

La matrice usa una scala da 1 a 5 per probabilità e impatto. Il prodotto genera un intervallo da 1 a 25: 1-3 è Basso, 4-7 Medio, 8-14 Alto e 15-25 Critico. Le formule del Registro Rischi applicano queste soglie; per Alto e Critico leggono rispettivamente Parametri B13 e B14, mentre il limite Medio è 4. Se imposti 3 e 5 ottieni 15, quindi il rischio è Critico e compare nella graduatoria dei primi cinque.

Soglie, escalation e responsabilità

La soglia di prossimità nel foglio Parametri B15 determina quando un'azione passa a “In scadenza”. Se B15 vale 7 giorni e oggi è 7 settembre 2026, una scadenza al 14 settembre è classificata come “In scadenza”; una scadenza al 6 settembre è “Scaduta”, salvo stato “Completata”. Questa scelta è preferibile a un colore inserito manualmente perché il risultato si aggiorna con la funzione TODAY.

Le convalide impediscono valori incoerenti: probabilità, impatto iniziale e residuo accettano interi da 1 a 5; i costi devono essere almeno zero; la percentuale di completamento è compresa tra 0 e 1. La data di scadenza non può precedere quella di assegnazione, e la data di chiusura è richiesta quando lo stato è “Completata”.

Per la governance, il rischio aperto richiede una data di ultima revisione e il foglio segnala i rischi senza responsabile nella Dashboard. La revisione settimanale indicata in Istruzioni è una prassi concreta: il Project Manager aggiorna R e S, ricontrolla L e M e documenta nel campo Note le decisioni prese. La gestione dei dati personali deve inoltre rispettare il GDPR, soprattutto quando Responsabile contiene nomi di dipendenti o collaboratori.

Quando il punteggio non descrive il rischio reale

Un errore frequente è assegnare probabilità e impatto senza distinguere evento, causa e conseguenza. Scrivere “fornitore in ritardo” nella sola descrizione non spiega se la causa è una dipendenza tecnica, una capacità produttiva insufficiente o un chiarimento mancante. Nel Registro Rischi usa E per l'evento, F per la causa e G per l'effetto sulla consegna, sul budget o sul collaudo.

Un secondo errore è lasciare invariati i valori residui dopo aver completato la mitigazione. Un rischio con valori iniziali 4 e 5 vale 20, quindi Critico; dopo un test efficace potrebbe passare a 2 e 3, cioè 6, ma solo se esiste una motivazione documentata nel piano e nelle note. La formula non decide la bontà della stima: controlla soltanto il prodotto numerico.

Collegamenti e scadenze che si rompono

Nel foglio Azioni, digitare “rischio fornitore” invece dell'ID R-001 produce un collegamento non valido. La formula O restituisce “ID non trovato” se il valore in B non corrisponde all'intervallo A12:E111 del Registro Rischi. Usa quindi un codice univoco per ogni rischio e non riutilizzarlo dopo la chiusura.

Capita anche di compilare una scadenza senza data di assegnazione o di indicare 35% di completamento con stato “Completata”. Le convalide richiedono che la data F non sia anteriore a E e che una riga completata abbia K uguale a 100%. Con costo stimato di 1.200 euro e consuntivo di 350 euro, inserisci 1200 e 350 nelle rispettive colonne, senza simboli o testo.

Non confondere “Aperto” con “In corso”: il primo è lo stato del rischio in Q, il secondo quello dell'azione in J. Un rischio può restare Aperto mentre una sua azione è Completata, se il punteggio residuo non è stato rivalutato. Infine, non cancellare le formule K, N, U, V, M, O e P per correggere un dato: modifica solo le celle gialle e verifica il risultato nella Dashboard.

La revisione settimanale dei dati

La manutenzione utile parte da un controllo delle righe attive, non dalla formattazione. Nel Registro Rischi filtra Q su “Aperto” e verifica che H, R e S siano compilati. La Dashboard conta i rischi senza responsabile e mostra le azioni scadute; se il valore H8 cresce da 0 a 2, apri le righe interessate prima della riunione di avanzamento.

Controlla che ogni rischio abbia una prossima revisione plausibile. Una data S al 12 settembre 2026 per un rischio aperto va rivalutata quando cambia il piano, mentre una revisione rimasta al 5 settembre segnala un aggiornamento mancato. Con 20 rischi aperti, puoi dedicare 3 minuti a riga per un controllo iniziale: circa un'ora di lavoro, molto meno di una verifica ricostruita da email e verbali.

Integrità delle formule e delle liste

Ogni mese confronta le righe compilate con i contatori della Dashboard. Se hai 12 ID rischio nel Registro ma RISCHI TOTALI mostra 11, cerca un ID mancante nella colonna A o una riga compilata fuori dall'intervallo A12:A111. La tabella tblRischi arriva alla riga 111: oltre quella riga il modello non estende automaticamente formule, convalide o conteggi.

Nel foglio Azioni verifica gli ID in B e le righe con “ID non trovato” in O. Controlla anche che un'azione con stato “Completata” abbia percentuale 1 e data L valorizzata. Per i costi, confronta H e I: su 10 azioni con 18.000 euro stimati e 11.500 consuntivi, lo scostamento è 6.500 euro e merita una nota, non una correzione del totale a mano.

Prima di una riunione salva una copia del file e aggiorna l'elenco dei responsabili e dei progetti in Parametri. Le celle calcolate devono rimanere intatte; la funzione TODAY aggiorna la data e gli stati di scadenza all'apertura o al ricalcolo. La legenda di Istruzioni aiuta a leggere giallo, grigio, verde e rosso, ma la decisione finale deve basarsi su valori, date e note documentate.